Tổng quan
Kin Kin Logistics
Tháng
Tổng nhân viên
TB Hoàn thành
TB Quá hạn
Kỳ báo cáo
| # | Nhân viên | Phòng ban | CV | Điểm giao | Điểm HT | % Hoàn thành | Điểm QH | % Quá hạn | Tự giao | Điểm KPI |
|---|
--
Tháng gửi
Chọn nhanh
Danh sách nhân viên
0 đã chọn
| Tên | Phòng ban | Trạng thái |
|---|
Nhóm gửi định kỳ
Thêm nhóm mới
×
Lịch sử gửi
| NV | Trạng thái | Thời gian |
|---|
Cấu hình SMTP
Cấu hình công thức KPI
Các thay đổi áp dụng ngay cho Dashboard và email KPI.
Điểm trọng số công việc
Phân loại
Điểm
Áp dụng cho CV không phân loại (gồm toàn bộ CV quy trình).
Thang điểm KPI (1–4)
Điểm Hoàn thành
Điểm Quá hạn
Điều kiện lọc công việc
Phân tách bằng dấu phẩy.
Phân tách bằng dấu phẩy.
CV giao cho nhiều hơn số người này sẽ bị loại khỏi KPI.
Chọn nhanh
API được chia batch theo tháng (~1 batch/tháng) để tránh timeout. Đồng bộ nhân sự luôn lấy toàn bộ danh sách.
Nhân sự
--
Chưa đồng bộ
Công việc thường
--
Chưa đồng bộ
Quy trình
--
Chưa đồng bộ
Lịch sử đồng bộ
| Loại | Trạng thái | Bản ghi | Trigger | Bắt đầu | Kết thúc |
|---|
Hướng dẫn sử dụng KPI Dashboard
Công cụ tổng hợp KPI từ 1Office của Kin Kin Logistics. Tài liệu này mô tả cách dùng từng chức năng và cách hệ thống tính điểm, loại bỏ công việc dư thừa.
1. Hướng dẫn từng chức năng
Tổng quan (Dashboard)
- Lọc dữ liệu: chọn Nhân viên (gõ tên), Phòng ban, Tháng (T1–T12) và Năm.
- Sắp xếp: nhấn tiêu đề cột (▲▼) để sắp xếp tăng/giảm.
- Lọc nhanh: ô tìm kiếm trên bảng lọc theo tên/phòng ban ngay trong trang hiện tại.
- Xem chi tiết: nhấn vào một dòng để mở danh sách công việc của nhân viên.
- Phân trang: điều hướng ở chân bảng.
Email KPI
- Chọn kỳ: Tháng gửi + Năm.
- Chọn người nhận: tìm & tích chọn, hoặc "Chọn tất cả" / "Bỏ chọn".
- Gửi: "Gửi báo cáo KPI" — mỗi người nhận email kèm 3 file CSV (CV thường, CV quy trình, và CV bị loại kèm lý do).
- Nhóm gửi định kỳ: tạo nhóm theo phòng ban, đặt ngày & giờ để hệ thống tự gửi hàng tháng.
- Lịch sử gửi: theo dõi trạng thái thành công/thất bại.
Cấu hình Mail
- SMTP: nhập Host, Port, Username, App Password, From Email/Name.
- Gmail: dùng App Password 16 ký tự (không phải mật khẩu đăng nhập).
- Kiểm tra: "Gửi mail thử" để xác nhận cấu hình trước khi gửi thật.
Đồng bộ dữ liệu
- Khoảng thời gian: nhập Từ/Đến ngày hoặc dùng nút nhanh (Tháng này, Tháng trước, Cả năm, 3 tháng gần đây).
- Đồng bộ: từng loại (Nhân sự / CV thường / Quy trình) hoặc "Đồng bộ tất cả".
- Cơ chế: kéo dữ liệu từ 1Office, chia batch theo tháng để tránh timeout.
- Lịch sử: xem kết quả mỗi lần đồng bộ ở bảng dưới.
2. Cách tính điểm KPI
Công thức tính điểm có thể tùy chỉnh trong mục Cấu hình KPI — các giá trị dưới đây là mặc định.
Bước 1 — Điểm trọng số mỗi công việc
Mỗi công việc có điểm theo mức độ ưu tiên:
| Phân loại | Điểm |
|---|---|
| 4. Gấp - Quan trọng | 3 |
| 3. Không Gấp - Quan trọng | 2 |
| 2. Gấp - Không Quan trọng | 2 |
| 1. Không Gấp - Không Quan trọng | 1 |
CV không phân loại (gồm toàn bộ CV quy trình) mặc định 1 điểm.
Bước 2 — Tỷ lệ (theo tổng điểm có trọng số)
% Hoàn thành = Điểm CV hoàn thành ÷ Điểm được giao × 100 Tính tất cả CV hoàn thành, kể cả hoàn thành trễ.
% Quá hạn = Điểm CV hoàn thành trễ ÷ Điểm được giao × 100 CV hoàn thành nhưng trễ hạn so với kế hoạch.
Bước 3 — Quy ra thang điểm KPI (1–4)
Điểm Hoàn thành
| ≥ 90% | 4 |
| ≥ 70% | 3 |
| ≥ 50% | 2 |
| < 50% | 1 |
Điểm Quá hạn
| ≤ 5% | 4 |
| ≤ 15% | 3 |
| ≤ 30% | 2 |
| > 30% | 1 |
Quá hạn càng thấp, điểm càng cao (thang ngược).
Bước 4 — Điểm KPI cuối (Thực tính)
Điểm thực tính = MIN(Điểm Hoàn thành, Điểm Quá hạn)
Lấy giá trị thấp hơn — hoàn thành cao nhưng quá hạn nhiều thì điểm vẫn bị kéo xuống.
| %HT | Đ.HT | %QH | Đ.QH | Thực tính |
|---|---|---|---|---|
| 95% | 4 | 3% | 4 | 4 |
| 100% | 4 | 25% | 2 | 2 |
| 60% | 2 | 40% | 1 | 1 |
3. Loại bỏ công việc dư thừa
Một công việc chỉ được tính vào KPI khi qua tất cả bộ lọc sau. CV không thỏa sẽ bị loại khỏi mẫu số:
| Quy tắc loại bỏ | Chi tiết |
|---|---|
| Trạng thái loại trừ | Bỏ qua CV ở trạng thái Hủy Đóng Tạm dừng |
| Giao nhóm đông | CV giao cho từ 3 người trở lên bị loại (chỉ tính CV ≤ 2 người). |
| Không có người nhận | CV không gán người thực hiện bị loại. |
| Ngoài kỳ báo cáo | Chốt theo Ngày kết thúc dự kiến (end_plan) — ngoài khoảng lọc thì không tính. |
| Nhân viên đã nghỉ | Người có trạng thái khác "Đang làm việc" bị loại khỏi bảng KPI. |
| Tự giao việc | CV mà người giao = người thực hiện vẫn được tính nhưng gắn cờ cảnh báo và thống kê riêng ở cột "Tự giao". |
Khi gửi Email KPI, danh sách công việc bị loại (kèm lý do) được đính kèm trong file CV_BiLoai_[Tên]_[Tháng].csv.
4. Câu hỏi thường gặp & xử lý lỗi
Gửi mail báo lỗi "Could not authenticate" / không gửi được
- App Password phải đủ 16 ký tự, nhập liền (bỏ hết dấu cách).
- Tài khoản Gmail phải bật Xác minh 2 bước thì App Password mới hợp lệ.
- Username phải đúng tài khoản đã tạo App Password — username và password lệch nhau sẽ lỗi xác thực.
- Dùng nút "Gửi mail thử" ở mục Cấu hình Mail để kiểm tra nhanh.
Đã gửi mail nhưng người nhận không thấy
- Kiểm tra hộp Spam / Quảng cáo của người nhận.
- Tên hiển thị có thể khác địa chỉ thật (gửi qua Gmail nhưng hiện tên khác). Muốn mail thật sự xuất phát từ tên miền công ty cần cấu hình alias "Send mail as" đã xác minh trong Gmail.
Nhân viên không hiện trong bảng / không có điểm KPI
- Có thể chưa khớp tên (task_name) — vào Đồng bộ → Nhân sự để đồng bộ và khớp lại.
- Nhân viên đã nghỉ việc (trạng thái ≠ "Đang làm việc") bị loại khỏi bảng KPI.
- Không có công việc cá nhân (1–2 người) trong kỳ → không có dữ liệu để tính.
Bảng trống hoặc toàn số 0
- Kiểm tra lại Tháng/Năm đang chọn.
- Kỳ đó chưa được đồng bộ → vào Đồng bộ dữ liệu chạy lại đúng khoảng thời gian.
Đồng bộ báo lỗi (HTTP / ERROR)
- Thường do token 1Office hết hạn hoặc mất kết nối mạng.
- Thử đồng bộ lại; nếu vẫn lỗi, kiểm tra truy cập tới kinkin.1office.vn.
Công việc quy trình luôn được 1 điểm
Đúng thiết kế: công việc quy trình không có phân loại ưu tiên (type_id) nên nhận điểm mặc định (1 điểm). Chỉ công việc thường mới có điểm 1–3 theo mức ưu tiên. Có thể thay đổi điểm mặc định trong mục Cấu hình KPI.
% Hoàn thành cao nhưng Điểm KPI vẫn thấp
"% Hoàn thành" tính cả công việc hoàn thành trễ. Công việc trễ làm % Quá hạn tăng → kéo Điểm thực tính (MIN) xuống. Xem cột "% Quá hạn" để biết nguyên nhân.
Sửa xong nhưng giao diện không cập nhật
Nhấn Ctrl + F5 để xoá cache trình duyệt và tải lại trang.